Wedding planner : 6 conseils pour améliorer votre agence et remplir votre agenda

| | Temps de lecture : 12 minutes

Que vous soyez déjà organisateur de mariage de longue date ou que vous débutiez dans le métier, il est important de garder à l’esprit les actions et les éléments qui vous aideront à faire passer votre agence au niveau supérieur. 

Nous savons qu’il n’est pas simple de s’implanter dans ce secteur et que la concurrence est de plus en plus forte.

Il est donc essentiel de se différencier, de savoir être productif et de se concentrer sur ce qui est important, et de connaître les éléments qui vous permettront d’avancer dans votre projet. 

Tout au long de cet article, nous détaillons 6 conseils clés pour le métier de wedding planner qui vous aideront à vous positionner dans le secteur (et notamment dans le monde digital, qui est presque indispensable aujourd’hui pour se faire connaître) et ainsi avoir un agenda rempli chaque saison avec davantage de clients.

Prenez note des conseils qui vont suivre pour améliorer votre activité de wedding planner en France.

1) Digitalisez vos process et devenez plus efficace.

Il existe aujourd’hui une multitude d’outils digitaux qui vous aideront à gérer les différents domaines de votre entreprise. 

Ils sont très utiles et essentiels pour pouvoir travailler de manière productive et se concentrer sur ce qui est le plus important. Vous trouverez ci-dessous une compilation des outils les plus pertinents pour vous organiser et prioriser vos tâches : 

  • Google Drive : indispensable pour sauvegarder tous vos documents dans le cloud, les organiser par dossiers et pouvoir les partager à tout moment avec vos clients et le reste de l’équipe.
  • Trello ou Asana : ces deux gestionnaires de projets sont très intuitifs et faciles à utiliser et vous aideront à définir les tâches à accomplir tout au long de chaque projet. Ils vous aideront également à connaître l’évolution du projet et à répartir les tâches entre votre équipe et les fournisseurs.
  • Toggl : très utile pour connaître le temps exact que vous passez sur chaque tâche. Il vous chronomètre et vous pouvez tirer des conclusions sur le fait que certaines tâches nécessitent beaucoup plus de temps que prévu et ainsi ajuster leur exécution.
  • Slack : est un outil très recommandé pour communiquer avec votre équipe et vos collaborateurs, que vous travailliez en présentiel ou à distance. Slack est plus ou moins le WhatsApp des entreprises, pour ainsi dire. De plus, il peut se connecter aux applications mentionnées ci-dessus telles que Asana, Trello ou Google Drive, ce qui facilite et fluidifie le partage d’informations. 

Ces applications en sont quelques-unes parmi tant d’autres ; nous vous conseillons également d’en découvrir d’autres, comme Calendly, Loom, Canva et Hello Sign. Ces dernières sont pratiques pour organiser votre agenda, enregistrer de courtes vidéos explicatives sur votre ordinateur, éditer des images et des documents, et signer des contrats numériquement.

Sur YouTube, vous trouverez de nombreux tutoriels qui vous permettront de les appréhender et de décider quel outil vous convient ou non.

2) Définissez la typologie de clientèle que vous souhaitez pour votre entreprise

Nous savons que ce point n’est souvent pas pris en compte, surtout au début de l’activité, car il est généralement prioritaire de commencer à avoir des projets afin d’acquérir de l’expérience.

Cependant, il arrive un moment où il est nécessaire de s’arrêter, de réfléchir et de voir si les clients qui viennent à vous sont vraiment ceux avec lesquels vous voulez travailler. 

Pour ce faire, il est essentiel de se poser quelques questions clés qui vous aideront à mieux connaître le type de clientèle que vous souhaitez attirer. 

N’oubliez pas de rassembler tous ces éléments quelque part, par exemple dans un document Word. 

Ces informations seront utiles, par exemple, pour cibler le type d’actions marketing que vous pouvez entreprendre pour promouvoir votre activité. 

Ce travail vous aidera à savoir s’il est utile ou non de participer à des salons, si vous devez investir plus de temps et de ressources dans tel ou tel canal de communication comme Instagram, Facebook ou Google Ads, s’il est utile d’avoir un blog, etc. Ce document sera également votre boussole pour savoir quel style de communication votre marque doit adopter, quels services seront les plus demandés, etc.

Quelles questions pouvez-vous poser pour obtenir les informations dont vous avez besoin ? Voici quelques idées :

  • Où vit le couple ? 
  • Quel est leur travail ?
  • Quelle est leur classe sociale : élevée, moyenne supérieure, moyenne ou basse ?
  • Ont-ils beaucoup de temps libre ou sont-ils plutôt très occupés ? 
  • Quels sont leurs passe-temps ? 
  • Quel est leur budget moyen pour leur mariage ? 
  • Quelles sont les préoccupations du couple concernant le mariage ? Quels sont les éléments qui les inquiètent le plus dans l’organisation du mariage ? 
  • Qu’est-ce qui les empêche de faire appel aux services d’un organisateur de mariage ?
  • Que savent-ils du travail d’un wedding planner ? Connaissent-ils bien ce métier ? 

Avec les réponses obtenues, vous aurez une idée beaucoup plus claire du type de clientèle que vous souhaitez accompagner.

Nous savons qu’au commencement de l’activité cela peut se révéler difficile et laborieux, et il est très possible que vous n’obteniez pas les réponses définitives dès votre première réflexion. 

Le mieux est de le faire petit à petit et régulièrement, en tenant compte de ce que vous avez le plus et le moins aimé avec les couples avec lesquels vous avez déjà travaillé, afin de faire un tri.

3) Les éléments à prendre en compte lors de l’élaboration du devis et de la rédaction du contrat

Préparer un devis en cohérence avec la faisabilité du projet et le budget des couples peut générer des nœuds au cerveau

Bien entendu, un mariage pour 50 invités n’est pas le même qu’un mariage pour 150, et il faut en tenir compte lors de la définition du budget.

Justement, quels sont les éléments à ne pas oublier à chaque fois que vous vous attelez à cette tâche ? Voici quelques exemples que vous ne devez pas négliger :

  • Où aura lieu le mariage, près ou loin de votre agence ?
  • Devrez-vous penser à un logement près du lieu de l’événement ? Quels seront les frais à prévoir pour vous et votre équipe ?
  • Combien de membres de votre équipe seront en charge de l’organisation de ce mariage ? 
  • De quels fournisseurs aurez-vous besoin et quels sont leurs tarifs ?
  • Combien d’heures seront consacrées à ce mariage ?
  • Combien d’invités qui assisteront à ce mariage ?

D’autre part, ne négligez pas la partie contractuelle avec vos clients. Le contrat est indispensable pour clarifier la prestation de service et il sera surtout utile en cas de conflit. 

Ce document PDF doit être signé avant que vous ne commenciez à travailler avec le client. C’est le moyen le plus simple d’éviter les malentendus et les situations inconfortables. 

L’idéal est d’en établir un que vous pourrez utiliser comme modèle et il ne vous restera plus qu’à modifier les détails spécifiques pour chaque client.

Les éléments que vous devez toujours inclure sont les suivants :

  • Détaillez tous les services que vous offrirez un par un, en précisant toujours ce qui n’est pas inclus
  • Si vous allez organiser des réunions en face à face ou virtuelles, et combien de réunions vous allez organiser
  • Le lieu et la date où le contrat est signé
  • Les détails complets sur votre entreprise et vos clients
  • La date de début et de fin de la prestation de services
  • Le montant total de ces services
  • Le mode de paiement et les versements
  • Toute clause que vous souhaitez ajouter
  • Votre politique d’annulation/de report de mariage et de protection des données

Nous vous recommandons de vous rapprocher d’un conseiller juridique lorsque vous créez un contrat de toutes pièces ou que vous apportez des modifications aux clauses. 

4) Consacrez du temps à la connaissance de vos fournisseurs et au réseautage (le networking)

L’organisation d’un mariage est synonyme d’une grande planification et de l’intervention de nombreux professionnels dans leurs domaines de compétence respectifs. 

Et il n’y a rien de pire que de donner une mauvaise image de soi à son client ou de voir un problème se produire à cause d’une faute professionnelle venant d’un fournisseur.

C’est pourquoi il est essentiel de commencer dès le début de votre activité à tisser ce réseau de collaborateurs dont vous savez qu’ils seront fiables et qu’ils contribueront toujours (en bien) à vos projets.

Pour y parvenir, il est opportun de participer à des événements de networking spécifiques à votre secteur, et de profiter de l’occasion pour rencontrer des professionnels de manière plus détendue, moins informelle.

5) Profitez du digital pour gagner en visibilité

Si vous êtes wedding planner et que vous n’avez pas de présence digitale, c’est le moment d’y remédier. 

Le digital, et notamment les réseaux sociaux sont une grande vitrine sur le monde et vous permettront d’obtenir des clients plus facilement. Bien sûr, il ne suffit pas de créer un site web et un profil sur les réseaux sociaux, et de les mettre à jour de temps en temps.

La clé est de créer du contenu qui aide les couples à savoir qui se cache derrière votre marque et ce qui génère plus de complicité avec vous plutôt qu’un autre.

Créer des lead magnets pour attirer les clients vers votre entreprise

Des lead magnets, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit de documents et ressources téléchargeables sous la forme d’un ebook, d’un guide, d’une checklist, d’une courte vidéo, etc., où vous résolvez des doutes spécifiques que vous avez observés chez vos clients potentiels (d’où l’importance de bien les connaître, comme nous l’avons mentionné au deuxième point).

C’est un type de ressource que vous pouvez offrir en échange du fait qu’ils vous laissent leurs coordonnées sur votre site web, ou via les réseaux sociaux, par exemple.

Créer des comptes professionnels sur les réseaux sociaux

Pour cela gardez toujours à l’esprit où se trouve votre public cible. Par exemple, Instagram et Pinterest peuvent être de bonnes options. 

Une fois sur ces canaux, planifiez à l’avance le type de contenu que vous souhaitez partager :

  • Des photos de vos mariages réalisés ;
  • Des photos des décorations de l’événement, de vous et de votre équipe ;
  • Des posts donnant des conseils aux couples sur des sujets liés au mariage ;
  • Des posts présentant les tendances de cette saison en matière de mariage ;

Le contenu peut évidemment être adapté en fonction de l’objectif recherché.

Créez un blog pour améliorer votre positionnement sur Google et mettre en valeur votre expertise

Si vous disposez déjà d’un site web, il n’y a pas de mal à écrire sur un blog. La clé est de savoir ce que les couples recherchent et quels sont les sujets qui les intéressent

Pour cela, vous pouvez utiliser des outils gratuits comme Answer the Public pour découvrir les mots clés qu’ils utilisent pour les recherches sur Google.

Quel est le but de cette démarche ? Que votre site web apparaisse dans les recherches Google lorsque les internautes recherchent les sujets sur lesquels vous avez écrit dans votre blog. Et cela se traduit, à moyen et long terme, par un flux constant de visites sur votre site web et, en définitive, par de la publicité gratuite.

Ainsi, comme vous pouvez le constater, il est essentiel que vous vous formiez a minima au marketing digital pour savoir comment tirer le meilleur parti de votre présence dans le monde en ligne, et que le temps que vous y consacrez soit récompensé par de futurs clients. 

Toutefois, n’oubliez pas que ces stratégies fonctionnent à moyen et à long terme. Bien sûr, une fois que vous êtes bien positionné dans le secteur, vous avez déjà parcouru un long chemin.

6) Créez un portfolio qui met en valeur votre entreprise et son atmosphère et attire les clients.

Dans un secteur d’activité comme l’organisation de mariages, où vous êtes évalué avant tout sur la façon dont l’événement a été exécuté, il est essentiel que vous puissiez démontrer que vous savez faire votre travail et aussi comment vous le faites.

C’est pourquoi il est essentiel d’avoir un portfolio dans lequel vous incluez les projets dont vous êtes le/a plus fier/fière.

Vous pouvez créer un document PDF que vous envoyez à vos clients potentiels ou qu’ils peuvent télécharger à partir du lien figurant dans votre bio Instagram ou sur le web. Il est également judicieux de consacrer une section spécifique de votre site web à la présentation de vos meilleurs travaux.

Bien sûr, tout n’est pas parfait. Gardez ces éléments à l’esprit lorsque vous créez ou mettez à jour votre portfolio : 

  • Ne montrez que les travaux que vous pouvez mettre en valeur et dont vous êtes le/la plus fier/fière. Et si, pour une raison ou une autre, vous n’avez toujours pas d’images ou que vous n’avez pas organisé de mariage, vous pouvez toujours participer à un tournage avec d’autres professionnels du secteur.
  • Présentez les différents styles de mariages que vous avez organisés et que vous aimeriez organiser à nouveau. C’est aussi un moyen de mettre en relief les styles qui correspondent à votre marque. Il sera ainsi plus facile d’attirer les couples qui recherchent quelque chose de similaire.
  • Si vous décidez de créer votre portfolio sous format PDF et que vous n’avez pas une grande connaissance des outils de conception professionnels, vous pouvez vous fier à Canva. Vous trouverez de nombreux modèles prêts à l’emploi, bien que notre recommandation soit de toujours essayer de les personnaliser avec les détails de votre propre marque.
  • Comme nous l’avons évoqué tout au long de l’article, il est essentiel que vous pratiquiez le networking et que vous disposiez d’un bon réseau de fournisseurs. En plus de vous recommander à des clients, ils vous aideront également à constituer votre portfolio. Sans aller trop loin, il est important d’avoir de bons rapports avec les photographes et qu’ils vous laissent publier leurs photos. D’ailleurs, n’oubliez pas que les photos de votre portfolio doivent être professionnelles et de qualité, et non prises avec un téléphone portable. 
  • Pour trouver des idées sur la façon de présenter votre portfolio, il est toujours bon de voir comment d’autres professionnels du secteur ont fait le leur et d’analyser ce qui vous plaît et ce qui ne vous plaît pas. Inspirez-vous et créez le vôtre en vous basant sur ce que vous aimez, ce sera beaucoup plus facile.

Nous espérons que ces conseils vous ont aidé et vous ont donné quelques idées à mettre en œuvre pour votre activité de wedding planner.

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Blom Market France

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